Malzeme Kodlandırma

ABD, 2. Dünya Savaşı’nda kara ve deniz birliklerinin malzemeleri farklı olarak isimlendirmesinden dolayı büyük sıkıntılar yaşamıştır. Kullanım adlarının kuvvetler arasında farklı olması savaş alanında lojistik faaliyetlerin başarı ile yürütülmesini engellemiştir. Yaşadıkları bu deneyimler, 1947 yılında ortak bir malzeme dilinin oluşmasının gerekliliğini ortaya çıkarmıştır. Federal Stok Numarası (FSN) olarak başlayan ve sadece ABD tarafından kullanılan bu sistem, 1975 yılında yapısının değiştirilmesi ve standartların NATO standardı haline gelmesi ile NATO Stok Numarası (NSN) olarak adlandırılmıştır.

NSN, hali hazırda 30 NATO üyesi ülke ve Rusya dahil 46 NATO üyesi olmayan ülke tarafından kullanılmaktadır. NSN, uluslararası seviyede malzeme tedariğinde kullanılan ortak bir platform ve dil olmuştur.

Dünya’da farklı üreticiler tarafından üretilen milyonlarca ürün bulunmaktadır. Bu ürünlerin bir standart ile gruplandırılması ve envanterin takip edilebilmesi büyük önem taşımaktadır.

NATO stok numarasının verilmesinde iki temel amaç bulunmaktadır:

• Malzemeyi tanımlamak,
• Malzemeyi benzerlerinden ayırt etmektir.

NATO stok numaralarının tanımlanmasında her malzemeye özgü sorular ve cevap tipleri AcodP2/3 standardına uygun olarak belirlenmekte ve NSPA (NATO Tedarik ve Destek Ajansı) tarafından sürekli olarak güncel tutulmaktadır. Bu veriler açık kaynak olarak yayınlanmaktadır.

Örneğin, “bilgisayar, dijital” grubu gibi tanımlı 60 bin üzerinde grup bulunmaktadır. Bu grupların amacı benzer özellikteki malzemeleri aynı yapı altında toplamaktır. Bilgisayarların şekli, yapıldığı malzeme gibi özellikleri farklı olabilir; ama “Önceden belleğine yüklenmiş bir yazılıma göre komuta edilerek, çok sayıda ve karmaşık mantıksal ve aritmetiksel işlemlerden oluşan bir işi çok kısa sürede yapıp sonuçlandırabilen aygıt” tanımına uyuyor ise malzememiz “bilgisayar, dijital” grubuna girer.

NATO stok numarası; İkmal Sınıflandırma Kodu, Milli Kodlandırma Bürosu Kodu ve Malzeme numarası olmak üzere üç temel bölümden ve 13 basamaklı bir sayıdan oluşmaktadır; fakat sadece 13 basamaklı sayı malzemenin bütün bilgilerini içermemektedir. Malzemenin özelliklerini de belirten bir veri yapısı yer almaktadır.

Örneğin; bilgisayar tanımlamasındaki ilk soru bilgisayarın tasarımıdır. Bu soruya, 8 farklı tasarım (kabin, taşınabilir, masaüstü, konsol vb.) arasından birisi seçilerek cevap verilmektedir. Diğer bir soru hafıza kapasitesidir. Bu soruya ise terabayt veya gigabayt birimlerinden birisi seçilerek virgülden sonra bir basamak olacak şekilde cevap girilebilmektedir (256,0 gigabayt).

Örneğin; Bilgisayar, dijital malzeme adına yönelik olarak toplam 26 soru bulunmaktadır. Bu sorulardan 3 tanesi zorunlu, 23 tanesi ise opsiyoneldir; fakat daha çok soruyu cevaplamak kodlandırma kalitesini arttırdığı gibi ilerleyen dönemde stokta malzeme ararken kullanılabilecek bilgi sayısını da arttırmaktadır. Örneğin, işlemci tipi opsiyonel bir soru olsa dahi, cevabın girilmesi ilerleyen dönemde “Envanterimizde Core2 Duo kaç bilgisayar bulunmaktadır?” sorusunun cevaplanmasını sağlayacaktır.

Cevap kodları, ülkeler arası bilgi paylaşımında veya veri tabanı sorgularında kullanıldığı için NATO Stok numarası mesajlaşma formatının da bir parçasıdır. Cevap kodları, her ülkenin milli diline yazılımlar tarafından otomatik olarak çevrilmektedir. Cevap kodları metin olarak değil, ülkeler arasında kodlu olarak paylaşılmaktadır.

Stok numaralarının kullanımında en önemli husus, her malzemenin bir tek stok numarasının olmasıdır. Tedarik edilecek olan malzeme belirlendikten sonra bütün üreticilere ulaşabilmek ve rekabetçi koşulları sağlayabilmek çok önemli hale gelmiştir. Teknolojinin gelişmesi ile beraber dünyanın her yerinden üreticilere ulaşmak mümkün hale gelmiştir.

Örneğin, aynı özelliklerdeki ampulün bir adet stok numarası bulunmasına karşın, söz konusu stok numarasının üreticisi, distribütörü veya kullanıcısı birçok firma olabilir. Stok numarasında bu bilgilerin doğru kodlanması ile tedarik için gerekli olan, yurt içi ve yurt dışı üretici ve distribütör bilgilerine süratli olarak ulaşılabilmektedir.

Üretici ve satıcı firmalar önce kendilerini (NCAGE kodu olarak), sonra da malzemelerini NATO sistemine kaydettirmektedirler. Bu sayede sadece kendi ülkeleri için değil, aynı zamanda NATO üyesi olan ülkelerin pazarından da pay alabilmektedirler. Firmalar için amaç yeni stok numarası almak değil, dünyada üretilen aynı stok numarası altına üretici/satıcı olarak kayıt olabilmektir.

Türkiye’de NATO Stok Numarası faaliyetleri Millî Savunma Bakanlığı Teknik Hizmetler Daire Başkanlığı altında Milli Kodlandırma Bürosu tarafından yürütülmektedir.

1 Ocak 2002 tarihinden itibaren Millî Savunma Bakanlığı (MSB) Merkez Teşkilatı, bağlı birimleri, Jandarma Genel Komutanlığı ve Sahil Güvenlik Komutanlığı alım ihalelerini kazanan firmaların ve ürünlerin kodlandırılma faaliyetleri Milli Kodlandırma Bürosu tarafından yürütülmektedir.

Milli Kodlandırma Bürosu tarafından Ekim 2019 tarihi itibariyle 676.574 yerli stok numarası ve 18.629 yerli NCAGE firma kodu tahsis edilmiştir.

NATO Master Catalogue of References for Logistics (NMCRL) sistemine Eylül 2020 tarihi itibariyle 17.4 milyon stok numarası ve 2.9 milyon NCAGE firma kodu kayıtlıdır.

NATO standartlarına göre malzeme 1, 2 veya 4 tipinde kodlandırılabilmektedir. 1 tipinde kodlandırmak için malzemenin zorunlu sorularının tamamının cevaplandırılması gerekmektedir. 4 tipinde kodlandırmak için ise bu zorunluluk yoktur. 2 tipi, özel kullanım içindir.

Yerli olarak kodlandırılmış stok numaralarının verileri NMCRL sistemine aktarılmakta ve bu sistemi kullanan bütün ülkeler ile paylaşılmaktadır. Veri kalitesi ne kadar yüksek olursa malzemenin de uluslararası pazarda görünürlüğü o derecede artmaktadır.

Her yıl silahlı kuvvetler, ihtiyacı olan milyonlarca çeşit malzeme tedarik etmektedir. Üretilen malzemenin verilerinin kaliteli olmaması durumunda silahlı kuvvetlerin sistemleri farklı ülkeler tarafından üretilmiş olan malzeme verilerini de bulabilmektedir.

Ülkemiz açısından değerlendirdiğimizde, yerli üretilen malzemelerin stok numaralarının doğru verilmesi ve NATO sistemine kaydedilmesi durumunda sanayimiz için dış pazar otomatik olarak oluşacaktır. NSPA tarafından NATO üyesi ülkeler için her yıl milyarca dolarlık malzeme alınmaktadır. Bu sistemin içerisinde olmak öncelikli yapılacak faaliyet stok numarasının veri kalitesinin yüksek olmasından geçmektedir.

Kodlandırma Hizmeti’nin Sunduğu Avantajlar:

• Malzemelerin standartlaştırılmasını sağlar, böylelikler yedek paraların birden fazla sistemde kullanımı mümkün olur,
• Kurumların envanter görünürlüğünü sağlar ve varlık yönetimini etkinleştirir,
• Kurumlar arasında malzeme transferini mümkün kılar böylelikle kaynakların etkin kullanımını arttırır,
• İyi malzeme kodlandırması ile yurt içi ve yurt dışı işlemlerde dil çevirisi işlemlerine gerek kalınmadan işlem yapılabilir,
• Bilgi teknolojileri tarafından malzeme bilgilerinin daha etkin ele alınmasını ve kullanımını sağlar.
• Gereksiz satın almaların önüne geçilmesini sağlar.
• Malzeme bütçelerinin takip edilmesini kolaylaştırır.
• Malzeme yönetiminin etkinleştirilmesi ile depolama alanından tasarruf sağlanmasını ve stok seviyelerinin düşürülmesini sağlar.