S1000D Uyumlu Teknik Doküman Yazma Sürecinde Yazılımın Önemi

S1000D’nin geliştirilmesinde kamu ve özel sektör içerisindeki birçok paydaşın yer alması spesifikasyonun gelişim ve olgunlaşmasına önemli ölçüde katkı sağlamaktadır. Ancak, S1000D’nin bu kadar benimsenmesinin en büyük nedeni; sektör genelindeki paydaşlar arasında teknik veri alışverişini XML şemaları kullanarak otomatik ve kesintisiz bir şekilde sağlamasıdır. Bu sayede, S1000D kullanıcıları yalnızca standart bir teknik dokümandan fazlasına sahip olarak;

• Ürün teknik verilerini kendi ERP sistemlerine otomatik olarak aktarır,
• Operatör ve bakım personelinin teknik doküman çerçevesinde işlem yaptığından emin olur,
• Doğru yedek parça ve ekipmanın yeterli miktarda tedarik edilmesi ve stoklanmasını sağlar,
• Teknik doküman güncellemelerini tek bir noktadan yapar ve güncellemenin ilgili personele ulaştığından emin olur,
• Basılı teknik dokümanın yanı sıra etkileşimli elektronik teknik doküman (IETP) versiyonuna da sahip olur.

Türkiye'de S1000D

Yerli havacılık ve savunma sanayiimizin gelişmesi beraberinde, S1000D ülkemizde de kullanılmaya başlanmıştır. 2018 yılında Savunma Sanayii Başkanlığı önderliğinde başlatılan Ömür Devri Yönetimi çalışmaları neticesinde, S1000D spesifikasyonu kullanımı yerli ve milli savunma sanayii projelerinde yaygınlaşmıştır. Bu inisiyatif neticesinde S1000D uyumlu teknik doküman hazırlayan firmalar iki farklı yol izlemişlerdir: teknik doküman yazım hizmeti satın almak ya da S1000D uyumlu bir teknik doküman yazılımı edinerek yayınları kendi bünyelerinde hazırlamak. Ancak, S1000D uyumlu teknik doküman hazırlayan firmaların birçoğu ilk yolu tercih etmiştir. Oysaki, S1000D uyumlu teknik yayın hazırlanması firmalar için gizlilik ve bilgi güvenliği kapsamında değerlendirildiğinde kazanılması gereken bir yetenektir.

Firmaların, gizlilik ve bilgi güvenliği riskine rağmen teknik dokümanları kendi bünyelerinde hazırlamaması; genellikle S1000D uyumlu yazılım kullanamayacakları varsayımından kaynaklanmaktadır. Zira, mevcut S1000D uyumlu yazılımların birçoğu XML bilgisi gerektiren karmaşık ara yüzlere sahiptir. Öyle ki, S1000D uyum sürecini tamamlamış olan firmalar dahi bu süreci idame etmekte zorlanmaktadır. Peki, firmalar doğru yazılım seçimini nasıl yapabilir?

S1000D Uyumlu Olmak Nedir?

Yazılım seçimine geçmeden önce S1000D ile uyumlu olmanın ne demek olduğunu açıklayalım. S1000D Teknik Yayınlar için Uluslararası Spesifikasyon dokümanı; S1000D uyumlu olmayı ‘Ana Kriterler’ (Core Criteria) ve ‘Görünüş Opsiyon Kriterleri’ (Aspect Options Criteria) olmak üzere iki ana başlık altında toplamaktadır.

• Ana Kriterler; S1000D kapsamında sunulan yapı ve kurallar çerçevesinde bilgi (içerik) üretimini zorunlu kılmaktadır. Örneğin; S1000D içerisinde sunulan şema yapılarının dışına çıkmak S1000D uyumunu kaybetmek anlamına gelmektedir. Benzer şekilde, S1000D iş kurallarına uyumlu doküman hazırlamak ana kriterler arasında yer almaktadır.
• Görünüş Opsiyon Kriterleri ise genel hatları belirlenmiş fakat paydaşların kendilerine özgü iş süreçlerine bırakılmış hususlardan oluşmaktadır. Örneğin; paydaşlar arası veri paylaşımında kullanılan veri paketlerinin içeriği S1000D’de sunulan yöntem ya da formatlara uyum zorunluluğu bulunmamaktadır.

Kısacası; içerik üretiminde S1000D veri modeline uyum zorunlu iken, teknik yayın sunumunda ve paylaşım şeklinde S1000D’nin sunduğu model kullanıcının tercihine bırakılmaktadır.

Tüm bu S1000D uyum sürecinin manuel olarak yürütülmesi pratikte mümkün değildir ve yazılım kullanılması kaçınılmazdır. Fakat; mevcut yazılımların farklı dönemlerde, farklı kullanıcı ihtiyaçlarına yönelik olarak geliştirilmeleri dolayısıyla farklı fonksiyonel özellikler taşımaktadır. Bu durumda hangi yazılımın tercih edilmesi gerektiği ise kullanıcılar açısından büyük bir soru işareti niteliği taşımaktadır.

S1000D Uyumlu Yazılım Seçiminde Nelere Dikkat Etmek Gerekir?

S1000D uyumlu yazılım seçiminde dikkat edilmesi gereken noktalar aşağıdaki sorular cevaplanarak tespit edilebilir:

XML editörü kullanıcı dostu mu?

Mevcut S1000D yazılımlarının birçoğunda karmaşık ara yüzleri olan XML editörleri kullanılmaktadır. Bu editörler, teknik yazarları S1000D şemalarındaki XML veri elemanları arasına içerik yazmaya zorlamaktadır. Bu durum da yazarları XML yapısını öğrenmek zorunda bırakmaktadır. Öte yandan, XML bilmek teknik doküman içeriğini daha kaliteli hale getirecek bir yetenek değildir. Dolayısıyla, teknik yazarları XML yapısını öğrenmeyi zorlayan yazılımlardan kaçınarak; kullanıcı dostu ara yüzleri olan yazılımları tercih etmek gerekir.

Yazılım tüm S1000D şemalarını destekliyor mu?

Tercihen, yazılım tüm S1000D şemalarını desteklemelidir. Piyasada yaygın kullanılan yazılımlarda; belirli şemaların (servis bülteni, SCORM gibi) desteklenmediği bilinmektedir. Bu durum, kısa vadede doküman yazımını etkilemeyecek gibi görünebilir. Ancak, ilerleyen dönemde farklı sistemler ve müşteri gereksinimleri oluşabileceği için tüm şemaları destekleyen yazılımlar tercih edilmelidir.

İş Kuralları ve BREX’e uygun yönlendirme ve otomatik doğrulama sağlıyor mu?

Yazılımın teknik yazarı S1000D’de yer alan iş kurallarına göre yönlendirmesi, özellikle S1000D’ye yeni geçiş yapanlar için önemli bir ihtiyaçtır. Otomatik doğrulama özelliği ise hem deneyimli hem de deneyimi az teknik yazarların insan kaynaklı hata yapmasını engeller.

Yazılım CSDB ve CIR yapısını destekliyor mu?

S1000D’nin sunduğu önemli avantajlardan birisi de Ortak Kaynak Veri Tabanı (CSDB) ve Ortak Bilgi Dizini (CIR) sayesinde teknik doküman yazımını kolaylaştırmasıdır. Teknik yazarlar bu sayede, bir defa yazdıkları veri modülünü defalarca kullanabilirler. Böylece teknik doküman oluşturma süresi, geleneksel yöntemlere kıyasla önemli seviyede azalır.

Teknik destek sağlanıyor mu?

Yaşadığınız teknik problemlerin ne şartlarda ve hangi yöntem ile giderileceği göz önünde bulundurulması gerekir. Örneğin; mevcut birçok yazılım belli şartlar altında ve çoğu zaman uzaktan erişim ile teknik destek hizmeti sağlamaktadır. Bu durumun, savunma sanayii için olmazsa olmaz gizlilik prensibine aykırı olması dolayısıyla yerinde teknik destek sağlayan yazılımlar tercih edilmelidir.

Yazılımın entegrasyon ve özelleştirme desteği var mı?

S1000D uyumlu teknik doküman hazırlanırken yazılımın kullanıcı firmaların iç sistemleri ile entegre olması yazım sürecini hızlandırırken kurumsal veri kaynağını da zenginleştirir. Örneğin; firmanın ERP sisteminde yer alan malzeme bilgileri teknik doküman yazımında kullanılması hem doğru bilginin kullanılmasını sağlar hem de malzemenin hangi üründe ne miktarda kullanıldığı bilgisini stok yönetim modüllerine iletir.

S1000D ile teknik doküman yazarken diğer bir ihtiyaç ise kurumların kullandıkları formata uyumlu yayın yapılabilmesidir. Kurumların kendilerine özgü baskı formatlarını destekleyecek özelleştirmelerin yazılım ile birlikte sunulması gerekmektedir. Aksi halde, teknik doküman hazırlarken zorunlu olmadığı halde S1000D’de yer alan belirli formatları kullanmaya mecbur kalabilirsiniz.

Dil desteği var mı?

Mevcut yazılımların birçoğu İngilizce Latin Alfabesi desteklemektedir. Bu durum da Türkçe’de yer alan bazı harflerin (ç, ğ,ı, ö, ş, ü gibi) kullanımı mümkün olmamaktadır. Örneğin; söz konusu Türkçe karakterlerin kullanılması halinde, basım aşamasında hatalı sonuçlar alınmaktadır.

Başka bir yazılım kullanmam gerekiyor mu?

Teknik doküman hazırlık sürecinin tüm basamaklarını tek bir yazılım ile sağlamak kullanıcılara büyük avantaj sağlar. Ancak, mevcut yazılımlarda genellikle sürecin her bir basamağı için ekstra bir lisans satın alınması ya da farklı bir yazılım kullanılması gerekmektedir. Bu durum da hem doğrudan maliyet oluşturmakta hem de teknik yayın sürecini uzatarak verimsiz hale getirmektedir. Örneğin; oluşturduğunuz veri modüllerini pdf formatına dönüştürmek ya da IETP formatında görüntüleyebilmek için ekstra bir lisans satın almak ya da farklı bir yazılım kullanmak zorunda kalınmamalıdır.

Sonuç olarak, S1000D uyumlu teknik doküman hazırlama sürecinde kullanılacak olan yazılımın seçimi en önemli karar noktalarından birisidir. Doğru bir yazılım ile yola çıkmak S1000D’nin sunduğu ekstra avantajlara sahip olmanın yanı sıra teknik doküman yazım sürecinin de verimli ve kesintisiz işlemesini sağlayacaktır.

Eğer siz de S1000D uyumlu teknik doküman hazırlamayı planlıyor ya da daha yazım sürecinizi daha verimli hale getirmek istiyorsanız, yukarıda bahsedilen gereksinimler doğrultusunda hazırlanan FORSDOC yazılımını incelemenizi tavsiye ederim.